CBO Security B.V., een Nederlands nationaal centrum voor beveiligingscoördinatie, werd geconfronteerd met een groeiend aantal dagelijkse operationele rapporten van meer dan 80 beveiligingsbedrijven. Handmatige verwerking van deze rapporten veroorzaakte vertragingen en achterstanden, waardoor responstijden werden vertraagd en inefficiëntie werd gecreëerd.
Als Microsoft Partner hielp CloudConnected CBO Microsoft 365 en het Power Platform te integreren met AI-gestuurde workflows. Het resultaat: rapporten worden nu direct verwerkt en het systeem werd schaalbaar – waardoor
Over CBO Beveiliging
Opgericht: 2012
Locatie: Nieuwerkerk aan den IJssel, Nederland
Industrie: Veiligheidscoördinatie en -diensten
Bereik: Landelijke dekking met 80+ gecertificeerde partners
Diensten: Beveiliging op locatie en mobiele beveiliging, beveiliging van bouwterreinen, evenementenbeveiliging, CCTV, bewaking op afstand
CBO fungeert als centraal aanspreekpunt voor organisaties met meerdere vestigingen, waarbij de beveiligingscoördinatie wordt gecentraliseerd om consistentie, efficiëntie en 24/7 dekking te garanderen.
De uitdaging
CBO ontvangt gemiddeld 75 rapporten per dag van beveiligingspersoneel, waaronder incidenten, controlelijsten en dienstoverzichten. Deze rapporten werden per e-mail verstuurd en handmatig ingevoerd in interne systemen voor operationele tracering en naleving.
Handmatige verwerking veroorzaakt:
- Vertragingen: Hoewel elk rapport ongeveer 4 minuten actieve verwerkingstijd vergde, was de totale voltooiingstijd langer vanwege de beperkte werkuren (5 dagen per week, 8-uursdiensten).
- Achterstanden: Groeiend klantenbestand verhoogt werkdruk.
Met klanten als ziekenhuizen en bedrijfscampussen wilde CBO haar activiteiten moderniseren en de rapportage efficiënter en toekomstbestendig maken.
De oplossing
Integratie van Microsoft 365 en Power Platform
CloudConnected implementeerde een oplossing met behulp van het
Hoe AI-logica werkt: Het systeem leest gestructureerde gegevens uit elk rapport (zoals namen, data, incidenttypes) en plaatst deze automatisch in de juiste velden in het systeem van CBO.
Pilot project: Beveiligingspartner – Maasstad Beveiliging
De automatisering werd eerst geïmplementeerd bij de Maasstad-partner, die zijn eigen databasesysteem gebruikt. Na de succesvolle uitrol werd de oplossing uitgebreid naar andere partners, waarvan velen Sequrix gebruiken, een veelgebruikt rapportageplatform in de beveiligingsbranche voor het registreren van patrouilles, incidenten en dagelijkse activiteiten.
Met de door CloudConnected geïmplemteerde workflow worden:
- Gegevens uit gemailde formulieren gehaald;
- Gegevens ingevoegd in de interne systemen van CBO;
- Rapporten automatisch opgeslagen voor naleving en controle.
Resultaten
Tijd- en kostenbesparingen: Terwijl handmatige verwerking per rapport ongeveer 4 minuten per medewerker kostte, was de algehele doorlooptijd langer vanwege de hoeveelheid binnenkomende rapporten en de beperkte beschikbare werkuren.
Dankzij de AI-automatisering worden rapporten nu binnen 1 minuut na ontvangst verwerkt, 24/7, tegen vrijwel nultarief. Het systeem bereikt een consistent hoge nauwkeurigheid en blijft zich verbeteren door voortdurende optimalisatie. Handmatige verificatie, wanneer nodig, neemt nu slechts een fractie van de tijd in beslag vergeleken met volledig handmatige verwerking.
Schaalbaarheid: Ondersteunt groeiend klantenbestand zonder extra personeel.
Naleving: Rapporten worden automatisch gearchiveerd voor auditing.
Efficiëntie: Rapporten worden vrijwel onmiddellijk verwerkt, waardoor snellere besluitvorming mogelijk is.
Schalen tussen klanten
Na het eerste succes met de Maasstad werd het automatiseringsraamwerk uitgebreid naar andere CBO-klanten die het Sequrix-platform gebruiken. Omdat Sequrix gestandaardiseerde formulieren gebruikt, bouwden we workflows die verschillende soorten meldingen herkennen en verwerken, zoals dagelijkse patrouilles of incidentmeldingen, zonder veel extra instellingen. Elk rapporttype heeft zijn eigen workflow, waardoor het systeem nauwkeurig, betrouwbaar en gemakkelijk te onderhouden is.
Voortdurende ondersteuning
Naast automatisering biedt CloudConnected dagelijkse ondersteuning om de activiteiten soepel te laten verlopen:
- Smart Report Flow Monitoring: We houden continu toezicht op het inkomende rapportverkeer om ervoor te zorgen dat alle invoer correct wordt verwerkt. Eventuele anomalieën worden gesignaleerd en snel opgelost, zodat de activiteiten ononderbroken kunnen doorgaan.
- AI Builder kredietoptimalisatie: Door het kredietgebruik van AI Builder bij te houden, geven we CBO duidelijk inzicht in de werkelijke kosten van geautomatiseerde processen. Dit maakt nauwkeurige prognoses en budgettering voor toekomstige projecten mogelijk.
- Archivering in lijn met wetgeving: We hebben gestructureerde archiveringsprotocollen geïmplementeerd die ervoor zorgen dat elk rapport wordt opgeslagen in overeenstemming met de CBO-normen. Dit maakt het hele automatiseringsproces volledig controleerbaar en in lijn met de wettelijke vereisten.
Vooruitblik
Onze samenwerking met CBO Security is meer dan alleen automatisering. Het is onderdeel van een langetermijnvisie om moderne, schaalbare activiteiten te ondersteunen in industrieën waar efficiëntie, betrouwbaarheid en reactiesnelheid van cruciaal belang zijn. Naarmate de samenwerking groeit, blijven we nieuwe mogelijkheden onderzoeken om te integreren met andere tools en de geautomatiseerde mogelijkheden nog verder uit te breiden.
Zou dit kunnen werken voor uw bedrijf?
Als je team elke week uren besteedt aan handmatige, repetitieve taken, kan AI-automatisering je helpen kosten te besparen en tijd vrij te maken voor waardevoller werk. Elk bedrijf is uniek en daarom beginnen we altijd met een adviesgesprek om je processen te begrijpen en een oplossing te ontwerpen die bij je past.
Boek een gratis gesprek van 20 minuten met CloudConnected en ontdek hoe we uw bedrijfsvoering slimmer en efficiënter kunnen maken.
