·september 25, 2019

Hoe een ordelijke mailbox jouw organisatie helpt

Je herkent het misschien wel, zo’n volle niet gestructureerde mailbox. Je wil snel wat terugvinden of gewoonweg beter overzicht houden. Met deze 5 tips ben jij weer de baas over je mailbox.

1. Verwerk e-mails consequent

Door e-mails consequent te verwerken nadat ze in je inbox komen, houd je overzicht. Dat kan dus ook betekenen dat je mails eerst parkeert om later te verwerken. In Outlook doe je dit door rechts te klikken op een bericht en voor ‘opvolgen’ te kiezen. Het kan ook dat je ze doorstuurt, archiveert of bewaart in een specifieke map, bijvoorbeeld een speciale actiemap. Je kunt hiervoor Categorieën, vlaggen, herinneringen of kleuren gebruiken.

2. Stop met CC’en

Je kent ze waarschijnlijk wel: collega’s die eindeloos CC’en. Deze manier van communiceren komt de productiviteit zeker niet ten goede. Een gezamenlijke e-mailetiquette opstellen helpt hierbij. Hierin geef je aan wanneer je wel en niet gebruikmaakt van deze functie: met een legere mailbox tot gevolg.

3. Trek iemands aandacht met @vermeldingen

Als u een e-mailbericht of een uitnodiging voor vergadering wilt versturen aan een of meerdere mensen, kunt u in de mail zelf het @-symbool intypen, gevolgd door de naam (namen) van de contactpersonen in kwestie. De vermelde contactpersoon worden dan automatisch toegevoegd aan de verzendlijst van het e-mailbericht, of de uitnodiging voor de vergadering. Meer weten? Bekijk dan ook dit filmpje.

4. Ga chatten

Door intern te chatten en ook via dat programma bestanden te delen, zorg je voor een minder volle en overzichtelijke mailbox. Dit kost je minder tijd. Microsoft Teams is bijvoorbeeld een veilige, makkelijke manier om te chatten en bestanden te delen. Die bestanden staan in Teams ook centraal opgeslagen, zodat dat niet meer via de mail hoeft. Daarnaast kun je ook eenvoudig Video Vergaderen in Microsoft Teams, je leest er meer over op onze website.

5. Manage je tijd

Zorg dat je alleen op een paar vaste momenten je mailbox controleert. Door je notificaties uit te zetten wordt dit een stuk makkelijker. Check je je mail hou dan de regel aan: kan het in 2 minuten, doe het dan. Zo blijft je inbox overzichtelijk.

Share article
Neem geen genoegen met minder dan het beste

Neem geen genoegen met minder dan het beste

Er zijn verschillende redenen waarom kleine en middelgrote bedrijven (kmo's) hun technologiebehoeften het beste vervullen vanuit één centrale locatie. Een van de redenen is dat kleine bedrijven vaak over minder middelen beschikken. Het is dus essentieel om de middelen...

Ga naar de inhoud